Informativa privacy dell'app DGF Check

Questa informativa riguarda l'app Android DGF Check (identificativo com.dgftechsolutions.contratti), sviluppata da DGF Tech Solutions S.r.l.. È uno strumento di lavoro per gli studi professionali: serve a compilare, firmare e timbrare sul tablet i moduli dei clienti (adeguata verifica, titolare effettivo, lettera di incarico, privacy). Per il sito web vale invece la privacy policy del sito; le regole d'uso dell'app sono nelle condizioni d'uso.

In breve: i dati dei clienti, le foto dei loro documenti, i moduli compilati e le firme restano sul dispositivo. L'app non li invia a noi né a nessun altro: escono solo quando lo decide chi la usa (invio per email, salvataggio, stampa). Internet serve solo per attivare l'app col codice dello studio, ricontrollarne la licenza e aggiornare i moduli dello studio, e per le statistiche tecniche di Google ML Kit descritte sotto. Non ci sono account, pubblicità né statistiche nostre.

Chi tratta i dati

I dati dei clienti trattati con l'app (schede dei clienti, foto dei documenti d'identità, moduli compilati, firme) sono gestiti dallo studio professionale che usa l'app, che ne è titolare del trattamento ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). DGF Tech Solutions S.r.l. fornisce lo strumento e non ha accesso a quei dati: non passano dai nostri sistemi.

DGF Tech Solutions S.r.l. è invece titolare dei dati che tratta per fornire il servizio allo studio cliente:

• la licenza: nome dello studio e data fino alla quale l'app è attiva;
• il pacchetto dello studio, che prepara su richiesta dello studio: i suoi moduli vuoti, i dati dello studio da scrivere nei moduli (nome dello studio e del professionista, codice fiscale, partita IVA, sede, email, PEC, telefono) e il timbro con il logo;
• le email di chi chiede l'accesso all'app o l'assistenza.

Finalità, base giuridica e conservazione dei dati trattati da DGF Tech Solutions S.r.l.

• Licenza e pacchetto dello studio: servono a fornire l'app allo studio secondo il contratto (art. 6.1.b GDPR). Restano sul nostro sito finché dura il contratto e vengono tolti entro 30 giorni dalla sua fine. Poiché il sito è pubblicato tramite un archivio di versioni, copie precedenti dei file possono restare nello storico: sono cifrate col codice dello studio e illeggibili senza di esso. I documenti del contratto e della fatturazione si conservano per i tempi previsti dalla legge (10 anni).
• Richieste di accesso e assistenza: servono a rispondere e, se lo studio lo chiede, a preparare il contratto (art. 6.1.b GDPR). Si conservano per il tempo necessario e comunque non oltre 24 mesi dall'ultimo contatto, salvo che diventino parte di un contratto.

Il sito che ospita licenza e pacchetto (GitHub Pages, di GitHub Inc.) e Google (per ML Kit) hanno sede negli Stati Uniti: i dati tecnici che ricevono possono essere trasferiti fuori dall'Unione Europea, sulla base della decisione di adeguatezza UE-USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) o delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

Quali dati tratta l'app e dove restano

• Schede dei clienti: nome e cognome, data e luogo di nascita, residenza, codice fiscale, estremi del documento d'identità ed eventuali dati della società rappresentata, scritti dallo studio o letti dalle foto dei documenti.
• Foto dei documenti d'identità dei clienti (carta d'identità, tessera sanitaria, patente, passaporto), scattate con la fotocamera dentro l'app o scelte dalla galleria. Restano nella scheda del cliente e, se lo studio lo sceglie, vengono allegate in fondo al PDF del modulo.
• Documenti PDF: i moduli vuoti dello studio e i moduli compilati.
• Testi, firme tracciate a mano sullo schermo e timbri messi sui documenti. La firma tracciata sul tablet è una firma elettronica semplice, non una firma digitale.
• Dati, logo e firme dello studio usati per compilare e timbrare.
• Codice dello studio e licenza, salvati per non doverli riscrivere a ogni avvio.

Tutto viene salvato nella memoria riservata dell'app sul dispositivo, protetta dal sistema Android: le altre app non possono leggerla. Non esiste una copia su server nostri, e il backup automatico di Android su Google Drive è disattivato per questa app. Le foto scattate per leggere un documento vengono cancellate dalla memoria temporanea appena lette.

Quando i dati escono dal dispositivo

I dati dei clienti escono solo per un'azione esplicita di chi usa l'app:

• Invia per email: si apre il menu di condivisione di Android con il PDF allegato; app (Gmail, Outlook…) e destinatario li sceglie l'utente. Da lì il trattamento segue le regole dell'app scelta.
• Salva PDF: il file viene scritto nella cartella scelta dall'utente (per esempio Download o Drive).
• Stampa: il documento va alla stampante o al servizio di stampa scelto dall'utente.

Attivazione e licenza

Al primo avvio l'app chiede il codice dello studio, che DGF Tech Solutions S.r.l. dà agli studi clienti. Per attivarsi scarica dal nostro sito (dgftechsolutions.com) la licenza dello studio: un file il cui nome è un'impronta del codice (calcolata con SHA-256), da cui non si risale al codice. Il file è cifrato col codice e firmato da DGF Tech Solutions S.r.l.. Poi, quando c'è internet, l'app lo ricontrolla circa una volta al giorno. Allo stesso modo scarica il pacchetto dello studio (moduli vuoti, dati e timbro dello studio), cifrato col codice: dati e timbro si scrivono solo se sul dispositivo non ce ne sono già. Una volta al giorno l'app legge un piccolo file con la data del pacchetto e lo riscarica solo se lo studio l'ha aggiornato.

Queste richieste non contengono dati dei clienti né documenti: chiedono solo un file al sito, e il codice stesso non viene inviato. Come per qualsiasi pagina web, il servizio che ospita il sito (GitHub Pages, di GitHub Inc.) riceve i dati tecnici della connessione, come l'indirizzo IP e il tipo di programma che fa la richiesta, e può registrarli per sicurezza e funzionamento del servizio: noi non li usiamo per identificare chi usa l'app. Le richieste viaggiano cifrate (HTTPS). Dettagli: informativa privacy di GitHub.

Riconoscimento del testo (Google ML Kit)

Per trovare da sola i punti dove firmare e per leggere i dati dalle foto dei documenti d'identità, l'app legge il testo con Google ML Kit, che lavora interamente sul dispositivo: le foto, le immagini delle pagine e il testo letto non vengono inviati a Google né ad altri.

ML Kit invia però a Google alcuni dati tecnici per diagnostica e statistiche di funzionamento: produttore, modello e versione di Android del dispositivo, nome e versione dell'app, un identificativo legato all'installazione (non alla persona), tempi di elaborazione, formato e dimensioni delle immagini elaborate, eventi ed errori. Viaggiano cifrati (HTTPS) e Google dichiara di non cederli a terzi. Dettagli: dati raccolti da ML Kit e informativa privacy di Google.

Permessi dell'app

• Fotocamera: chiesta la prima volta che si fotografa il documento di un cliente, e usata solo per quello. Se viene negata, le foto si possono scegliere dalla galleria.
• Internet e stato della rete: solo per la licenza e il pacchetto dello studio dal nostro sito e per i dati tecnici di ML Kit.

L'app non usa posizione, contatti, microfono, né l'accesso ai file del dispositivo: PDF e foto si scelgono col selettore di Android.

Conservazione

Documenti, schede dei clienti e foto dei documenti restano sul dispositivo finché lo studio non li elimina dall'app. Eliminando un cliente si cancellano la sua scheda e le foto dei suoi documenti; i moduli già compilati per lui restano nell'Archivio, dove si eliminano uno per uno (la normativa antiriciclaggio può chiedere allo studio di conservarli). I PDF preparati per l'invio per email si cancellano dalla memoria temporanea dell'app. Disinstallando l'app, Android cancella tutti i suoi dati (documenti, clienti, foto, moduli, timbro, licenza). I PDF salvati dall'utente in altre cartelle, per esempio Download, restano dove li ha messi.

L'app non è un sistema di conservazione a norma e non fa copie su internet: la conservazione dei documenti chiesta allo studio dalla legge (per esempio quella antiriciclaggio) resta a carico dello studio, che salva o invia i PDF dove preferisce.

Sicurezza

I dati stanno nella memoria privata dell'app, e quello che l'app scarica o invia viaggia cifrato (HTTPS). La licenza è cifrata col codice dello studio e firmata da DGF Tech Solutions S.r.l.: senza il codice non si legge, e non si può modificare. Anche il pacchetto dello studio è cifrato col codice e si riconosce se viene alterato. Poiché sul dispositivo ci sono dati personali dei clienti e copie dei loro documenti d'identità, raccomandiamo di proteggerlo con un blocco schermo (PIN, password o impronta) e di tenerlo aggiornato.

Diritti dell'interessato e reclamo al Garante

Per i dati dei clienti (schede, foto dei documenti, moduli), i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità) si esercitano nei confronti dello studio che usa l'app. Per i dati della licenza, del pacchetto dello studio e delle richieste di accesso scrivi a assistenza [chiocciola] dgftechsolutions.com ; per i dati tecnici raccolti da ML Kit vale l'informativa di Google. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Minori

L'app è uno strumento di lavoro per professionisti e non è destinata ai minori.

Aggiornamenti dell'informativa

Se l'app cambia il modo in cui tratta i dati, l'informativa viene aggiornata a questo stesso indirizzo. La data dell'ultima modifica è in cima alla pagina.