Il gestionale che un amministratore di condominio usa tutti i giorni

Il problema

Uno studio di amministrazione condominiale lavora spesso con software che ha vent'anni di età anagrafica, installato su un PC, difficile da condividere fra collaboratori, senza un canale verso i condòmini. Il risultato è che la contabilità sta in un programma, i documenti in una cartella di rete, le comunicazioni nella posta personale, e ogni domanda di un condomino diventa una telefonata.

L'approccio

1. Partire da un caso vero. Nexia Home nasce affiancando uno studio di amministrazione condominiale nel suo lavoro quotidiano: prima abbiamo guardato come si amministra davvero un condominio, poi abbiamo scritto il software.
2. Partire dalla contabilità, perché è la parte che non ammette errori. Aritmetica decimale e non virgola mobile, e tutti i riparti eseguiti dal server, mai nel browser.
3. Tenere separati i dati di ogni studio nello strato più profondo del sistema, dove la separazione è una proprietà del dato e non un controllo che qualcuno può dimenticare di scrivere.
4. Costruire il portale dei condòmini come parte dello stesso sistema, non come sito separato che va tenuto allineato a mano.
5. Spostare fuori dalla richiesta tutto ciò che è lento: documenti da generare, elaborazioni di fine periodo, riparti pesanti, invii massivi. Così l'interfaccia non si blocca mai ad aspettare.

La soluzione

Un'applicazione web multi-tenant e multi-condominio con contabilità, fiscalità, assemblee, lavori straordinari, servizi a consumo, archivio documentale e portale per i residenti con pagamento delle rate online. Un solo posto per lo studio, un solo posto per il condomino.

Da un problema solo a un prodotto

Nexia Home non nasce da un’analisi di mercato. Nasce da uno studio di amministrazione condominiale in carne e ossa, di Messina, e dal tempo passato a guardare come lavorava davvero: quante volte riapriva lo stesso file, quante telefonate riceveva per informazioni che erano già scritte da qualche parte, quanto tempo se ne andava a rimettere in fila numeri che il computer poteva tenere in fila da solo.

Da lì il salto. Quei problemi non erano di quello studio: erano del mestiere. La stessa giornata, con nomi diversi, la fa ogni amministratore d’Italia. Un software costruito bene per uno solo, se è costruito bene, scioglie gli stessi nodi a tutti. Ed è esattamente il percorso che abbiamo fatto: dal caso singolo al prodotto aperto a chiunque.

È anche il motivo per cui l’abbiamo costruito insieme a loro, non per conto loro. Le eccezioni del lavoro reale non stanno in nessun manuale: il condòmino che vende a metà esercizio, la spesa da ripartire su una tabella che vale solo per una scala. Le conosce solo chi ci ha lavorato dentro.

Perché un altro gestionale

Un amministratore di condominio non ha un lavoro solo: fa il contabile, il fiscalista, il segretario d’assemblea, il direttore lavori e il centralino. Ogni condominio che gestisce moltiplica tutto: piano dei conti, esercizio, tabelle millesimali, scadenze, fornitori, verbali.

I gestionali storici del settore risolvono la contabilità e si fermano lì. Tutto quello che sta intorno resta lavoro manuale: mandare l’avviso di rata, rispondere al condomino che chiede a che punto è la perdita in garage, ritrovare il verbale del 2019. Nexia Home copre il ciclo intero, dalla registrazione della fattura del fornitore fino al condomino che paga la rata dal telefono.

Com’è strutturato

Il backend è diviso in tredici moduli, ognuno con una responsabilità sua. Non è una divisione estetica: significa che la logica dei riparti millesimali sta in un posto solo, e la si può verificare da sola invece di doverla inseguire in mezzo a tutto il resto.

Il frontend è un’unica applicazione che serve tre pubblici diversi con permessi diversi: lo studio, il condomino e chi mantiene la piattaforma. Le pagine di elenco seguono tutte lo stesso schema: barra filtri, tabella, paginazione. Un gestionale con quaranta schermate diverse è un gestionale che nessuno impara.

Le scelte tecniche, e perché

Nessun calcolo finanziario nel browser. I riparti millesimali, i conguagli e i calcoli fiscali stanno solo sul server, con aritmetica decimale. La virgola mobile in contabilità produce differenze di centesimi che nel rendiconto di un condominio diventano una contestazione in assemblea.

Separazione fra studi il più in basso possibile. Ogni studio vede solo i propri dati, e la regola vive nello strato dei dati: non è un controllo che un pezzo di codice può dimenticare di applicare.

Lavoro pesante fuori dalla richiesta. Documenti da generare, elaborazioni di fine periodo, riparti su molte unità e invii massivi girano in coda. L’utente riceve subito una risposta, e il risultato quando è pronto.

Controlli davanti e dietro. L’interfaccia segnala l’errore subito, perché sia comodo correggerlo; il server ricontrolla comunque, perché l’interfaccia non è mai la barriera che protegge i dati.

Stato nell’URL. Filtri, ordinamento e pagina vivono nella barra degli indirizzi. Una lista filtrata si può salvare nei preferiti e mandare a un collega: dettaglio piccolo che in un gestionale usato otto ore al giorno si sente.

Come si registra una fattura

È il percorso che un amministratore ripete decine di volte al mese, ed è il primo che abbiamo reso indolore. L’ordine dei passaggi è quello che ci ha mostrato il loro lavoro quotidiano, non quello che avremmo immaginato noi.

1. Si importa il documento. Dal cassetto fiscale o caricando il file della fattura elettronica. I dati si leggono da soli, senza ridigitare partita IVA, importi e scadenze.
2. Il fornitore si riconosce da solo. Se la partita IVA è già in anagrafica il collegamento è automatico; se è nuova si crea al volo senza uscire dalla schermata.
3. Si sceglie la tabella di riparto. L’importo si divide fra i condòmini secondo la tabella giusta per quel tipo di spesa, con i millesimi presi dall’anagrafica e non riscritti a mano.
4. Le quote finiscono nelle rate. Da lì entrano nella situazione contabile di ogni condomino e compaiono nel suo portale, senza un solo passaggio manuale.

Cosa vede il condomino

Il portale non è un contentino. Da lì un residente vede la propria situazione contabile, paga la rata con carta, scarica bilanci e verbali, apre una segnalazione con la foto del guasto, prenota la sala comune, inserisce l’autolettura del contatore e consulta le convocazioni d’assemblea. Ogni cosa che il condomino fa da solo è una telefonata in meno allo studio.